Työntekijän sisäänajo työmaalle eli toisin sanoen onboarding-prosessi on yksi ratkaisevista keinoista varmentaa, ettei aliurakointiketjussa käytetä lainvastaista työvoimaa. Perinteisesti työntekijätiedon ja työskentelyoikeuden varmentaminen on ollut manuaalista ja aikaa vievää, mutta nykyaikana digitaalinen onboarding tarjoaa mahdollisuuden tehostaa ja virtaviivaistaa koko prosessia sekä jopa hoitaa dokumenttien hallintaa sekä tarkastamista ennakoivasti. Tässä blogitekstissä kerromme kuusi syytä, miksi yrityksenne kannattaa harkita siirtymistä keskitettyyn onboardingiin.
1. Vastuu työntekijätiedon hallinnasta on mahdollista siirtää vaivattomasti urakoitsijalle ja dokumentaatiota voidaan hallita ennakoivasti jo ennen työmaalle saapumista
Digitaalinen onboarding-prosessi mahdollistaa työntekijätiedon hallinnan ulkoistamisen urakoitsijalle. Tämä vapauttaa yrityksesi resursseja ja vähentää sisäistä hallinnollista taakkaa. Urakoitsija voi hoitaa tiedon tallentamisen, päivittämisen ja tarvittaessa raportoinnin, mikä helpottaa ja yksinkertaistaa työntekijätietojen hallintaa ja auttaa ennakoimaan.
2. Dokumentaation ylläpitäminen GDPR-käytäntöjen mukaisesti ajan tasalla on vaivatonta
Voit tallentaa ja päivittää tarvittavat tiedostot keskitetysti digitaaliseen järjestelmään, jolloin sinulla on aina ajantasainen dokumentaatio käytettävissäsi viranomaisia varten. Lisäksi voit varmistaa, että kaikki käsiteltävä tieto hallinnoidaan GDPR-käytäntöjen mukaisesti, eikä henkilötietoja ja työskentelyoikeuteen liittyviä dokumentteja tarvitse lähettää sähköpostin välityksellä.
3. Opastava käyttöliittymä helpottaa lähetettyjen työntekijöiden hallintaa
Ulkomailta saapuvien työntekijöiden hallinta voi olla yksittäiselle työnjohtajalle haastavaa, koska ulkomaalaislain velvoitteet usein eroavat toisistaan työntekijän pääasiallisesta työskentelymaasta riippuen. Digitaalisen prosessin avulla voidaan tarjota selkeät toimintaohjeet eri vaiheissa, mikä vähentää virheitä ja epäselvyyksiä. Näin voit varmistaa, että kaikki lain velvoitteet tulevat hoidetuksi.
4. Työntekijän dokumenttien tarkastaminen ja korjausten pyytäminen urakoitsijalta on helppoa
Digitaalinen onboarding-prosessi mahdollistaa työntekijän dokumenttien tarkastamisen ja korjausten pyytämisen urakoitsijalta vaivattomasti. Voit selata ja tarkistaa tarvittavat tiedot digitaalisesta järjestelmästä, tehdä tarvittavat muutokset ja lähettää tiedot urakoitsijalle korjattavaksi. Tämä nopeuttaa ja tehostaa prosessia, vähentäen virheitä ja viivästyksiä.
5. Verkkokoulutus varmistaa tasalaatuisen perehdytyksen kaikille työskentelykielestä riippumatta ja auttaa ennakoimaan
Etänä suoritettava työmaaperehdytys on yksi onboarding-prosessin merkittävimmistä ajansäästäjistä. Kun perehdytysprosessi on siirretty verkkoon, voi turvallisuuskoulutuksen suorittaa jo hyvissä ajoin ennen työmaalle saapumista, minkä ansiosta myös muita työntekijän hyväksyntään liittyviä työvaiheita pystytään hoitamaan ennakkoon. Myös koulutusaineiston hallinta on helppoa ja perehdytys voidaan tarjota tasalaatuisena kaikille työntekijöille työskentelykielestä riippumatta. Verkkoperehdytyksen ansiosta työntekijät pääsevät entistä sujuvammin aloittamaan työt ja tilaajalla on mahdollisuus kehittää työturvallisuutta kohdennetusti ja tehokkaasti.
6. Viranomaistarkastuksissa voidaan luotettavasti todentaa, että velvoitteet on hoidettu ja kunnossa.
Kun työntekijätiedot ja dokumentaatio ovat keskitetysti digitaalisessa järjestelmässä, on helppoa todentaa valvovalle viranomaiselle, että työntekijöihin liittyvät velvoitteet on hoidettu. Tämä vähentää stressiä tarkastusten aikana ja varmistaa, että yrityksesi täyttää kaikki tarvittavat säädökset ja määräykset.
Siirtyminen digitaaliseen onboarding-prosessiin tarjoaa monia etuja yrityksellenne. Se tehostaa prosessia, säästää aikaa ja resursseja, varmistaa tietoturvan ja GDPR-noudattamisen sekä helpottaa viranomaistarkastuksia. Vaihda työntekijä- ja urakoitsijahallinnan prosessit digitaaliseksi ja varmista, että harmaan talouden torjunnan toimet ovat yrityksessänne huipputasolla.
Joko teidän työmaillanne valvotaan työntekijöiden työnteko-oikeutta digitaalisesti vai kuluuko työnjohdon aikaa paperisotaan ja odotteluun? Ota yhteyttä myyntiimme niin autamme teidät alkuun työntekijöiden onboarding-prosessin digitalisoinnissa!
